Κάθε μέρα της εβδομάδας στο σχέδιό μου, έχω συμπεριλάβει μια συνάντηση ομάδας ή προσωπικού, και αυτό θα πρέπει να αποτελεί σημαντικό μέρος κάθε επιχειρηματικού προγράμματος. Η συνεννόηση όταν εργάζεστε από το σπίτι μπορεί εύκολα να γίνει χάρη σε διαδικτυακά πακέτα όπως το Zoom και υπάρχει κάτι που πρέπει να χάσετε εάν δεν το κάνετε. Αυτό συμβαίνει επειδή, μέσω των σφαιρών της τεχνολογίας, η δυναμική των ομάδων μπορεί να παραμείνει συνεκτική ακόμη και σε απόσταση.
Έχουμε ήδη συζητήσει νωρίς στο υλικό αυτής της εβδομάδας ότι θα πρέπει επίσης να υπάρχει χρόνος στην εργάσιμη ημέρα για το προσωπικό ή τα μέλη της ομάδας να έχουν έναν προς έναν χρόνο με τους Διευθυντές Γραμμής ή συναισθηματική υποστήριξη από άλλο προσωπικό ή μέντορες για να βοηθήσουν κατά τη διάρκεια αυτής της δύσκολης περιόδου . Υπενθυμίζοντας, η αβεβαιότητα ως προς το πόσο καιρό το προσωπικό πρέπει να παραμένει από το σπίτι μπορεί να αυξήσει το άγχος. Η μετάβαση από τη φυσική υποστήριξη από συναδέλφους εντός του γραφείου στην ηλεκτρονική υποστήριξη που εργάζεται εξ αποστάσεως από το σπίτι μπορεί επίσης να είναι αγχωτική, καθώς θα μπορούσε να εκληφθεί ως τρομακτική εργασία μόνη της και η ταχεία μεταβαλλόμενη επιδημία μπορεί επίσης να κάνει τους συναδέλφους να αισθάνονται αβέβαιοι. Η υποστήριξη της ψυχικής υγείας των κολλεγίων είναι πάντοτε σημαντική (δείτε άλλους τομείς του μαθήματος), σε αυτό το σημείο είναι πιο σημαντικό από ποτέ να έχουμε αυτή τη βοήθεια.
Παρόλο που, η συνάντηση της ομάδας δεν είναι ο κατάλληλος χώρος για το προσωπικό για να φτάσει για βοήθεια, αλλά θα πρέπει να υπάρχουν διαδικασίες για να διασφαλιστεί ότι οι συζητήσεις μπορούν να είναι πιο ιδιωτικές, η συνάντηση θα πρέπει να είναι ολιστική καθώς όλοι οι συμμετέχοντες θα αισθάνονται συνδεδεμένοι τόσο με την επιχείρηση / οργάνωση και νιώστε την αίσθηση ότι ανήκετε σε άλλους. Αυτό είναι σημαντικό καθώς οι εργαζόμενοι εργάζονται εξ αποστάσεως, για να μην βλέπουν ότι άλλοι εργαζόμενοι μπορούν να απομονωθούν και να αυξήσουν το άγχος. Επομένως, μια καθημερινή συνάντηση ομάδας μπορεί να μειώσει το άγχος καθώς αυξάνεται η αίσθηση της συνδετικότητας.
Στο σχέδιό μου έχω δύο διαφορετικούς τύπους συσκέψεων: επίσημες συναντήσεις τρεις φορές την εβδομάδα που βρίσκονται σε κάθε τέλος της εβδομάδας Δευτέρα και Παρασκευή, για να διασφαλίσω την επίτευξη των επιδιωκόμενων στόχων και μια συντομότερη συνάντηση τις Τετάρτες για να επανεξετάσω και να τροποποιήσω τυχόν στόχους πριν από τη δεύτερη - μέρος της εβδομάδας. Χωρίς τακτικές συναντήσεις, η παραγωγή εργασίας θα είναι χαμηλή, κάτι που δεν επιθυμούν οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και η Διοίκηση. Επιπλέον, η αναμονή μελών να εργάζονται από το σπίτι χωρίς τακτικές επίσημες συναντήσεις δεν είναι καλή πρακτική.
Απαιτούνται επίσημες συναντήσεις: αυτό θα περιλαμβάνει μια επίσημη δομή που θα περιλαμβάνει μια ημερήσια διάταξη. Η αποτελεσματική εργασία μπορεί να συμβεί μόνο όταν η ομάδα ελέγχει την πρόοδο που έχει σημειωθεί σε συγκεκριμένες εργασίες ή εργασίες, λαμβάνοντας υπόψη τους ενωμένους στόχους και τις μεμονωμένες εργασίες. Η συνάντηση διεξάγεται σε δύο επίπεδα: γενικές εκτιμήσεις από όλα τα μέλη και ενέργειες που επιβεβαιώνονται από τον πρόεδρο, τον αρχηγό της ομάδας ή τον συντονιστή. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει ανάθεση, αναθεώρηση των ρόλων συγκεκριμένων μελών και παροχή διαφορετικών καθηκόντων σε διαφορετικούς στόχους. Αν και, οι ομαδικές συναντήσεις φαίνονται απλές, είναι πιο περίπλοκες από ό, τι εμφανίζονται και αυτή η πληρότητα αυξάνεται στο διαδίκτυο και από το σπίτι.
Προσπαθήστε να αποφύγετε τηλεφωνικές διασκέψεις, καθώς τα άτομα μπορεί να μην γνωρίζουν πότε κάποιος έχει σταματήσει να μιλά καθώς δεν είναι ορατά τα οπτικά στοιχεία. Χρησιμοποιήστε διαδικτυακό λογισμικό, το οποίο μπορεί να βοηθήσει στην επίλυση αυτών των ζητημάτων. Το προσωπικό / τα μέλη της ομάδας μπορούν να σηματοδοτήσουν ότι θα ήθελαν να μιλήσουν και αυτό σημαίνει ότι δεν διακόπτεται κάποιος άλλος. Εάν αυτό δεν είναι δυνατό, τα άτομα πρέπει να ακολουθούν συγκεκριμένους κανόνες: να ακούνε ο ένας τον άλλο και να το αφήσει 2-3 δευτερόλεπτα μεταξύ της ομιλίας για να ελέγξει ότι ένα άτομο έχει τελειώσει να μιλά.
Τυπικά σημαίνει συζήτηση επιχειρηματικών υποθέσεων, δεν σημαίνει ότι τα μέλη πρέπει να αναμένεται να εμφανίζονται επίσημα. Αποδεχτείτε ότι πρέπει να υπάρχει ευελιξία, για παράδειγμα, χαλαρά ρούχα. Προσπαθήστε να βεβαιωθείτε ότι έχετε αφαιρέσει όλες τις περισπασμούς από πίσω. βεβαιωθείτε ότι η περιοχή στην οποία πραγματοποιείτε βιντεοδιάσκεψη είναι καλά φωτισμένη καθώς βοηθά τους άλλους συμμετέχοντες στη συνάντηση να βλέπουν το πρόσωπό σας. Διευκολύνει την κατανόηση των εκφράσεων των ανθρώπων. Μερικοί άνθρωποι θεωρούν περίεργη τη βιντεοκλήση, οπότε τα μέλη πρέπει να ενθαρρύνονται να επικεντρώνονται στη μη λεκτική επικοινωνία, για παράδειγμα να κουνάει και να χαμογελά. Κάνοντας αυτό, κάνετε την ασυνήθιστη κατάσταση κανονική και δείχνει ότι συνδέεστε με άλλους. Ένας άλλος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να ανοίξει ο Πρόεδρος ή ο Διαμεσολαβητής με καθημερινές συνομιλίες, όπως τα σχέδια των λαών για το Σαββατοκύριακο. Συνομιλίες όπως αυτό θα συνέβαιναν στο γραφείο και κάνοντας αυτό θα ομαλοποιήσουν τη συζήτηση και θα φέρουν μαζί την ομάδα.
Επίσης, κάντε κάτι στην ομάδα που όλοι μπορούν να μοιραστούν. Για παράδειγμα, όλοι απολαμβάνουν ένα ζεστό ρόφημα και μπισκότα. ακόμα και με τον ίδιο τύπο σνακ θα συνδέσει την ομάδα μαζί. Αυτό με φέρνει σε μια άλλη συμβουλή: όταν εργάζεστε από απόσταση, έχετε μια κούπα που προορίζεται μόνο για το γραφείο σας. Είναι μια από τις πολλές στρατηγικές που περιγράφονται στο μάθημα, η οποία θα χωρίσει τη ζωή στο σπίτι σας και θα επισημάνει το γραφείο σας στο χρόνο και στο χώρο.
Ο δεύτερος τύπος συνάντησης, κάθε Τρίτη και Πέμπτη, είναι πιο άτυπος. Η πρότασή μου είναι ότι δεν χρειάζεται να είναι μια ενοποιημένη ομάδα, μάλλον μικρότερες ομάδες. Η συνομιλία θα πρέπει να είναι λιγότερο σχετικά με την εργασία και μπορεί να είναι χρήσιμο να αποφύγετε τη συζήτηση της επιδημίας. Καταστάσεις όπως αυτή είναι τόσο σημαντικές για την απομακρυσμένη εργασία, καθώς θα χαλαρώσει τα μέλη του προσωπικού και θα δημιουργήσει ένα αίσθημα ένταξης και θα έχει ως αποτέλεσμα καλύτερη απόδοση εργασίας. Το πιο σημαντικό, είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ότι οι εργαζόμενοι αισθάνονται ικανοποιημένοι και άβολα στο χώρο εργασίας τους, ακόμα και όταν εργάζονται από το σπίτι. Εάν επιλεγεί μια ενοποιημένη χαλαρή συνάντηση μεταξύ των μελών του προσωπικού, τα διασκεδαστικά παιχνίδια μπορεί να χαλαρώσουν και να ενισχύσουν τη δυναμική της ομάδας. Για παράδειγμα, για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε το σενάριο της ερήμου και ζητήστε από κάθε μέλος της ομάδας να πει ποια επτά αντικείμενα θα έπαιρναν μαζί τους. Παρ 'όλα αυτά, μπορεί να είναι χρήσιμο να ενώσετε την ομάδα για μια συνεδρία σαν αυτή. Η έρευνα δείχνει ότι αυτό θα ενισχύσει το ηθικό.