Her hafta planımda bir ekip veya personel toplantısı yaptım ve bu herhangi bir iş programının önemli bir parçası olmalı. Evden çalışırken bir araya gelmek, Zoom gibi çevrimiçi paketler sayesinde kolayca yapılabilir ve bunu yapmazsanız kaybedeceğiniz her şey vardır. Bunun nedeni, teknoloji alemleriyle, grup dinamikleri uzaktan bile bağlı kalabilir.
Bu haftanın başlarında, işgünü veya ekip üyelerinin Hat Yöneticileri ile bire bir kez veya bu zor dönemde yardımcı olmak için diğer personel veya mentorlardan duygusal destek almaları için zaman olması gerektiğini daha önce tartıştık. . Bir hatırlatma olarak, personelin evden ne kadar süre çalışmaya devam etmesi gerektiği konusundaki belirsizlik kaygıyı artırabilir; ofis içindeki meslektaşlardan fiziksel desteğe, evden uzaktan çalışan çevrimiçi desteğe geçiş, stresli olabilir çünkü kendi başına çalışmak göz korkutucu olabilir ve hızlı değişen salgın da meslektaşları belirsiz hissettirebilir. Meslektaşların ruh sağlığını desteklemek her zaman önemlidir (kursun diğer alanlarına bakın), bu uyarıda bu yardıma sahip olmak her zamankinden daha önemlidir.
Ekip toplantısı, personelin yardım için ulaşabileceği doğru alan olmasa da, tartışmaların daha özel olmasını sağlamak için prosedürler olmalı, katılan herkes hem iş / organizasyon ve başkalarına ait olma hissi. Bu, işçilerin uzaktan çalıştığı, diğer çalışanların tecrit edilebildiğini ve kaygıyı artırabildiğini görmemek için önemlidir. Bu nedenle, günlük ekip toplantısı, bağlılık duygusu arttıkça kaygıyı azaltabilir.
Planımda iki farklı toplantı türüm var: Pazartesi ve Cuma günleri haftanın her iki ucunda haftada üç kez, belirlenen hedeflerin karşılandığından emin olmak için haftada üç kez resmi toplantılar ve ikinci hedeften önce herhangi bir hedefi gözden geçirmek ve değiştirmek için Çarşamba günleri daha kısa bir toplantı -hafta. Düzenli toplantılar olmadan, iş sahipleri ve Yönetim'in istemediği iş çıktısı düşük olacaktır. Ayrıca, üyelerin düzenli resmi toplantılar yapmadan evden çalışmalarını beklemek iyi bir uygulama değildir.
Kişiler görsel ipuçlarını göremediğinden birisinin konuşmayı ne zaman bıraktığını bilemeyebileceğinden telefon konferansından kaçının. Bu sorunların çözülmesine yardımcı olabilecek çevrimiçi yazılımlar kullanın. Personel / ekip üyeleri konuşmak istediklerini belirtebilirler ve bu da başkasını kesintiye uğratmamak anlamına gelir. Bu mümkün değilse, bireyler belirli kurallara uymalıdır: birbirini dinleyin ve bir kişinin konuşmayı bitirdiğini kontrol etmek için konuşma arasında 2-3 saniye bırakın.
Resmi işler ticari işleri tartışmak anlamına gelir, bu üyelerin resmi olarak görünmeleri gerektiği anlamına gelmez. Örneğin, rahat kıyafetler gibi esneklik olması gerektiğini kabul edin. Arkanızdaki tüm dikkat dağıtıcı unsurların kaldırıldığından emin olun; Video konferans yaptığınız alanın, diğer toplantı katılımcılarının yüzünüzü görmesine yardımcı olduğu için iyi aydınlatılmış olduğundan emin olun. İnsanların ifadelerini anlamayı kolaylaştırır. Bazı insanlar video aramayı garip buluyor, bu nedenle üyeler sözsüz iletişim üzerine odaklanmaya teşvik edilmelidir, örneğin başını sallamak ve gülümsemek; bunu yaparak, olağandışı durumu normalleştiriyorsunuz ve başkalarıyla bağlantı kurduğunuzu gösteriyor. Bunu yapmanın bir başka yolu, Başkan veya Kolaylaştırıcı'nın hafta sonu halk planları gibi günlük konuşmalarla açılmasıdır. Bu gibi konuşmalar ofiste gerçekleşecek ve bunu yaparak tartışmayı normalleştirecek ve grubu biraraya getirecektir.
Ayrıca, herkesin paylaşabileceği bir şey yapın. Örneğin, hepsi sıcak bir içecek ve bisküvi keyfi; aynı tür atıştırmalıklara sahip olsa bile, takımı birbirine bağlayacaktır. Bu da beni başka bir ipucuna getiriyor: Uzaktan çalışırken sadece ofisiniz için bir kupa var. Ev hayatınızı ayıracak ve ofisinizi zaman ve mekan olarak belirleyecek olan derste özetlenen birçok stratejiden biridir.
İkinci toplantı türü, Salı ve Perşembe günleri daha gayrı resmidir. Benim önerim, birleşik bir grup olması değil, daha küçük kümeler olması gerektiğidir. Konuşma iş hakkında daha az olmalı ve salgını tartışmaktan kaçınmak faydalı olabilir. Bunun gibi durumlar, uzaktan çalışmak için çok önemlidir, çünkü personeli rahatlatır ve bir entegrasyon hissi yaratır ve daha iyi iş çıktısı sağlar. Daha da önemlisi, işçilerin evden çalışırken bile iş yerlerinde memnun ve rahatsız hissetmelerini sağlamak önemlidir. Personel üyeleri arasında birleştirilmiş rahat bir toplantı seçilirse, eğlenceli oyunlar dinlenebilir ve grup dinamiklerini güçlendirebilir. Örneğin, çöl adası senaryosunu kullanın ve her ekip üyesinden yanlarında hangi yedi nesneyi alacaklarını söylemelerini isteyin. Bununla birlikte, böyle bir oturum için takımı bir araya getirmek yardımcı olabilir. Araştırmalar bunun morali artıracağını gösteriyor.