Ogni giorno della settimana nel mio piano ho incluso una riunione del team o del personale, e questa dovrebbe essere una parte importante di qualsiasi programma aziendale. Stare insieme quando si lavora da casa può essere fatto facilmente grazie a pacchetti online come Zoom e c'è tutto da perdere se non lo fai. Questo perché, attraverso i regni della tecnologia, le dinamiche di gruppo possono rimanere coerenti anche a distanza.
Abbiamo già discusso all'inizio del materiale di questa settimana che nella giornata lavorativa dovrebbe esserci anche il tempo per i membri dello staff o del team di avere uno a uno con i manager di linea o il supporto emotivo da parte di altro personale o tutor per aiutare durante questo periodo difficile . Come promemoria, l'incertezza su quanto tempo il personale dovrebbe rimanere al lavoro da casa può aumentare l'ansia; il passaggio dal supporto fisico dei colleghi all'interno dell'ufficio al supporto online che lavora in remoto da casa può anche essere stressante in quanto potrebbe essere percepito come un lavoro scoraggiante da solo e l'epidemia in rapida evoluzione può anche far sentire i colleghi incerti. Supportare la salute mentale dei colleghi è sempre importante (vedi altre aree del corso), in questa sezione è più importante che mai avere questo aiuto.
Sebbene, la riunione del team non sia lo spazio giusto affinché il personale possa chiedere assistenza, dovrebbero esserci procedure in atto per garantire che le discussioni possano essere più private, la riunione dovrebbe essere olistica in quanto tutti i partecipanti si sentiranno collegati sia all'azienda / organizzazione e sentire un senso di appartenenza agli altri. Questo è importante poiché i lavoratori lavorano in remoto, per non vedere altri lavoratori che possono isolare e aumentare l'ansia. Pertanto, una riunione di gruppo giornaliera può ridurre l'ansia all'aumentare del senso di connessione.
Nel mio piano ho due diversi tipi di incontro: incontri formali tre volte alla settimana situati alle estremità della settimana il lunedì e il venerdì, per garantire il raggiungimento degli obiettivi previsti e un incontro più breve il mercoledì per rivedere e modificare eventuali obiettivi prima del secondo -parte della settimana. Senza riunioni regolari, la produzione lavorativa sarà bassa, cosa che i proprietari delle imprese e la direzione non vogliono. Inoltre, aspettarsi che i membri lavorino da casa senza regolari incontri formali non è una buona pratica.
Sono necessarie riunioni formali: ciò comprenderebbe una struttura formale che includerebbe un ordine del giorno. Un lavoro efficiente può avvenire solo quando il team esamina i progressi compiuti su compiti o incarichi specifici, sia considerando obiettivi uniti che compiti individuali. L'incontro si articola su due livelli: considerazioni generali di tutti i membri e azioni confermate dal presidente, dal caposquadra o dal facilitatore. Ciò potrebbe includere la delega, rivedere i ruoli di membri specifici e fornire compiti diversi a obiettivi diversi. Anche se le riunioni di gruppo sembrano semplici, sono più complicate di quanto appaiano e questa complessità aumenta online e da casa.
Cerca di evitare le conferenze telefoniche poiché le persone potrebbero non sapere quando qualcuno ha smesso di parlare perché non è possibile vedere segnali visivi. Utilizzare software online, che può aiutare a risolvere questi problemi. I membri dello staff / del team possono segnalare che vorrebbero parlare e questo significa non interrompere qualcun altro. Se ciò non è possibile, gli individui dovrebbero seguire regole specifiche: ascoltarsi a vicenda e lasciarlo 2-3 secondi tra un discorso e l'altro per verificare che una persona abbia finito di parlare.
Formale significa discutere di affari, non significa che i membri dovrebbero apparire formalmente. Accetta che ci dovrebbe essere flessibilità, ad esempio, indossando abiti rilassati. Cerca di assicurarti che tutte le distrazioni da dietro di te siano state rimosse; assicurati che l'area in cui stai effettuando le videoconferenze sia ben illuminata poiché aiuta gli altri partecipanti alla riunione a vedere il tuo viso. Rende più facile la comprensione delle espressioni delle persone. Alcune persone trovano strane le videocalling, quindi i membri dovrebbero essere incoraggiati a concentrarsi sulla comunicazione non verbale, ad esempio annuendo e sorridendo; facendo questo, stai rendendo normale la situazione insolita e mostra che ti stai connettendo con gli altri. Un altro modo per farlo è che il presidente o il facilitatore si aprano con conversazioni quotidiane come i piani delle persone per il fine settimana. Conversazioni come questa avvengono in ufficio e, in questo modo, normalizzeremo la discussione e corrompendo il gruppo.
Inoltre, fai qualcosa che il gruppo può condividere con tutti. Ad esempio, tutti godono di una bevanda calda e biscotti; anche avendo lo stesso tipo di spuntino collegherà la squadra insieme. Il che mi porta ad un ulteriore suggerimento: quando lavori da remoto hai una tazza che è solo per il tuo ufficio. È una delle molte strategie delineate nel corso, che separeranno la tua vita domestica e segneranno il tuo ufficio nel tempo e nello spazio.
Il secondo tipo di incontro, il martedì e il giovedì, è più informale. Il mio suggerimento è che non deve essere un gruppo unificato, piuttosto cluster più piccoli. La conversazione dovrebbe riguardare meno il lavoro e può essere utile evitare di discutere dell'epidemia. Situazioni come questa sono così importanti per lavorare in remoto, poiché rilasserà i membri del personale e creerà una sensazione di integrazione e si tradurrà in una migliore produzione lavorativa. Ancora più importante, è importante garantire che i lavoratori si sentano soddisfatti e a disagio sul posto di lavoro, anche quando lavorano da casa. Se viene scelto un incontro unificato e rilassato tra i membri dello staff, i giochi divertenti possono rilassarsi e rafforzare le dinamiche di gruppo. Ad esempio, ad esempio, usa lo scenario dell'isola deserta e chiedi a ciascun membro del team di dire quali sette oggetti porterebbero con sé. Tuttavia, può essere utile riunire la squadra per una sessione come questa. La ricerca indica che ciò aumenterà il morale.