Chaque jour de la semaine dans mon plan, j'ai inclus une réunion d'équipe ou de personnel, et cela devrait être une partie importante de tout calendrier d'affaires. Se réunir lorsque vous travaillez à domicile peut être facilement fait grâce à des forfaits en ligne comme Zoom et il y a tout à perdre si vous ne le faites pas. En effet, à travers les domaines de la technologie, la dynamique de groupe peut rester cohérente même à distance.
Nous avons déjà discuté au début du matériel de cette semaine qu'il devrait également y avoir du temps dans la journée de travail pour les membres du personnel ou de l'équipe pour avoir du temps en tête-à-tête avec les supérieurs hiérarchiques ou un soutien émotionnel d'autres membres du personnel ou des mentors pour aider pendant cette période difficile. . Pour rappel, l'incertitude quant à la durée du travail à domicile peut augmenter l'anxiété; Le passage d'un soutien physique de collègues au bureau à un soutien en ligne travaillant à distance peut également être stressant car il peut être perçu comme un travail intimidant et l'évolution rapide de l'épidémie peut également rendre les collègues incertains. Soutenir les collègues en santé mentale est toujours important (voir les autres domaines du cours), dans cette situation, il est plus important que jamais d'avoir cette aide.
Bien que la réunion d'équipe ne soit pas le bon endroit pour que le personnel demande de l'aide, il devrait plutôt y avoir des procédures en place pour garantir que les discussions peuvent être plus privées, la réunion doit être holistique car tous les participants se sentiront connectés à la fois à l'entreprise / organisation et ressentir un sentiment d'appartenance aux autres. Ceci est important car les travailleurs travaillent à distance, ne pas voir d'autres travailleurs peut être isolant et augmenter l'anxiété. Par conséquent, une réunion d'équipe quotidienne peut réduire l'anxiété à mesure que le sentiment de connectivité augmente.
Dans mon plan, j'ai deux types de réunions différents: des réunions formelles trois fois par semaine, situées à chaque fin de semaine les lundis et vendredis, pour garantir que les objectifs fixés sont atteints et une réunion plus courte les mercredis pour examiner et modifier les objectifs avant la seconde -part de la semaine. Sans réunions régulières, le rendement du travail sera faible, ce que les propriétaires d'entreprises et la direction ne veulent pas. De plus, s'attendre à ce que les membres travaillent à domicile sans réunions officielles régulières n'est pas une bonne pratique.
Des réunions formelles sont nécessaires: cela comprendrait une structure formelle qui comprendrait un ordre du jour. Un travail efficace ne peut se produire que lorsque l'équipe examine les progrès réalisés sur des tâches ou des affectations spécifiques, en tenant compte à la fois des objectifs communs et des tâches individuelles. La réunion se déroule sur deux niveaux: les considérations générales de tous les membres et les actions confirmées par le président, le chef d'équipe ou le facilitateur. Cela pourrait inclure la délégation, l'examen des rôles de membres spécifiques et la fourniture de différentes tâches à différents objectifs. Bien que les réunions d'équipe semblent simples, elles sont plus compliquées qu'elles ne le paraissent et cette compexité augmente en ligne et à domicile.
Essayez d'éviter les conférences téléphoniques, car les personnes ne savent peut-être pas quand quelqu'un a cessé de parler, car les indices visuels ne sont pas visibles. Utilisez un logiciel en ligne qui peut aider à résoudre ces problèmes. Le personnel / les membres de l'équipe peuvent signaler qu'ils aimeraient parler, ce qui signifie ne pas interrompre quelqu'un d'autre. Si cela n'est pas possible, les individus doivent suivre des règles spécifiques: écoutez-vous les uns les autres et laissez-le 2-3 secondes entre les discours pour vérifier qu'un individu a fini de parler.
Formelle signifie discuter des affaires, cela ne signifie pas que les membres doivent se présenter officiellement. Acceptez qu'il y ait de la flexibilité, par exemple, en portant des vêtements décontractés. Essayez de vous assurer que toutes les distractions derrière vous ont été supprimées; Assurez-vous que la zone dans laquelle vous effectuez la visioconférence est bien éclairée, car elle permet aux autres participants à la réunion de voir votre visage. Il facilite la compréhension des expressions des gens. Certaines personnes trouvent la vidéoconférence étrange, alors les membres devraient être encouragés à se concentrer sur la communication non verbale, par exemple hocher la tête et sourire; ce faisant, vous rendez la situation inhabituelle normale et cela montre que vous vous connectez avec les autres. Une autre façon de le faire est que le président ou le facilitateur ouvre une conversation quotidienne, comme les plans des gens pour le week-end. Des conversations comme celle-ci se dérouleraient au bureau et, ce faisant, normaliseraient la discussion et écorcheraient le groupe ensemble.
Faites aussi quelque chose que le groupe peut partager. Par exemple, tous profitant d'une boisson chaude et de biscuits; Même en ayant le même type de collation, cela reliera l'équipe. Ce qui m'amène à un autre conseil: lorsque vous travaillez à distance, ayez une tasse qui est juste pour votre bureau. C'est l'une des nombreuses stratégies décrites dans le cours, qui sépareront la vie de votre maison et marqueront le temps et l'espace de votre bureau.
Le deuxième type de réunion, les mardis et jeudis, est plus informel. Ma suggestion est qu'il ne doit pas nécessairement s'agir d'un groupe unifié, mais de clusters plus petits. La conversation devrait porter moins sur le travail et il peut être utile d'éviter de discuter de l'épidémie. Des situations comme celle-ci sont si importantes pour travailler à distance, car cela détendra les membres du personnel et créera un sentiment d'intégration et se traduira par une meilleure production de travail. Plus important encore, il est important de s'assurer que les travailleurs se sentent satisfaits et mal à l'aise sur leur lieu de travail, même lorsqu'ils travaillent à domicile. Si une réunion détendue unifiée parmi les membres du personnel est choisie, des jeux amusants peuvent détendre et renforcer la dynamique de groupe. Par exemple, par exemple, utilisez le scénario de l'île déserte et demandez à chaque membre de l'équipe de dire quels sept objets il emporterait avec lui. Néanmoins, il peut être utile de réunir l'équipe pour une session comme celle-ci. La recherche indique que cela remontera le moral.